To verktøy for korrekt engelsk

Mange ledere leser korrektur på alt de leser. Piler og ord på skjeve antyder formuleringer og peker på ortografiske feil. Det er en innarbeidet vane og skjer automatisk.

Dette er en av grunnene til at næringslivet tar sin eksterne korrespondanse alvorlig. Et slurvete salgsbrev er dødssynd. En rapport full av skrivefeil er en bønn om problemer. Slik kan vi fortsette.

Skal brevet til overmål skrives på engelsk, begynner det å bli hett i mange kontorer. Mange bruker tekstprogrammer med innebygget stavekontroll, men det er ikke nok. Grammatikk og stil er vel så viktig. Nordmenn har altfor lett for å skrive "is", der "are" er korrekt bruk av verbet.

Her kommer våre to "grammar checkers" inn i bildet, Grammatik III og RightWRITER 3.0. De ble bl.a. nyttige partnere forleden, da jeg skrev en bok for utgivelse i England.

Dette er mine erfaringer 45.000 ord og mange forretningsbrev senere.

Installasjon

Programmene fås på 5.25" disketter. Du kan også få dem på 3.5" 720KB disketter. Begge brukerhåndbøkene er på engelsk, men de er greie å lese.

Du putter GRAMMATIKs diskett i A-stasjonen, taster "INSTALL", svarer på spørsmålene og installasjonen foregår automatisk.

Med RightWriter opprettet du en underkatalog på harddisken og kopierer filene dit. Tast RIGHT og programmet spør hvilken skjerm du har. Det er det hele.

Programmene samvirker automatisk med de fleste populære tekstprogrammene på markedet, som f.eks. WordPerfect, PC-WRITE, pfs:Write, WordStar, Writing Assistant, Microsoft Word og mange andre. (Grammatik er dessuten Ventura-kompatibel.)

Programmene brukes når du er ferdig med å skrive teksten din. De ligger ikke resident i RAM som stavekontrollprogrammene. Kontrollen skjer etterpå.

RightWriter arbeider med en kopi

RightWriter lager først et kopi av teksten. Den arbeider med en kopi, aldri med originalen. Deretter leter den i dokumentet etter mulige problemer med grammatikk, stil, bruk av ord og punktum.

Når programmet finner et mulig problem, skriver det en kommentar i teksten. Kommentaren forklarer problemet. Ofte inneholder den et forslag til løsning, et ord eller en setning.

På tampen av filen føyer RightWriter til en rapport, en kritisk vurdering av teksten. Den omfatter bl.a. lesbarhet, bruk av slang og passive setninger, språklig uttrykkskraft, beskrivende språk og forslag om endringer i setningsstruktur og dokumentets karakter. Du får en liste over ord, du bør se nærmere på.

Når jobben er ferdig, vil du normalt lese filen (dvs. kopien) inn i ditt tekstprogram. Du søker deg frem til kommentarene og retter opp det du føler for.

Bokmanuskriptet mitt var på 275KB. Etter RightWriter-kjøringen fikk jeg en resultatsfil på 419KB. Teksten var full av meldinger. Følgende sto ved begynnelsen av en av mine setningskonstruksjoner (kommentarer står i <<>>-rammer):

   Just as this manuscript was ready to be shipped, in came a new
     <<* U12. WORDY. REPLACE Just as BY as *>> 
     <<* S1. PASSIVE VOICE: be shipped *>> 

Ved en annen anledning fikk jeg følgende kommentar:

    I may need to format a new floppy to make room
     <<* G3. SPLIT INTO 2 SENTENCES? *>> 
    for backup copies, want to delete a file, find a file name 
     <<* U8. COMPUTER JARGON: backup *>> 
     <<* S13. REPLACE delete BY SIMPLER cut or drop? *>> 
    or view the contents of a given file. 

Grammatik kan arbeide med originalen

Grammatik lager først en sikkerhetskopi av teksten din. Deretter arbeider den direkte i originalfilen. Den kan også markere og evt. føye til feilkoder og forslag på lignende måte som RightWriter. Det er opp til deg å bestemme hvor omfattende rapporten skal bli.

Eksemplet under viser et utdrag av en feilrapport. Jeg har her bedt om fulle kommentarer i dokumentet (kommentarer skrives i []klammer):

   To send
 [#It is unusual to find the noun `donations` following the pronoun 
 `us`. You may mean the possessive form of the pronoun, or need a `,` 
 or a verb.] 
   us donations, questions, or comments please write to:" ... 

Alternativet er å stille inn Grammatik, slik at rettelser kan gjøres på skjermen etter hvert som de oppdages. Det fungerer slik:

Når Grammatik finner et problem, deles skjermen i to vinduer. I det øverste kommer et utsnitt av teksten. I det nederste kommer en kommentar.

I en tekst var det en setning som started med "Features includes simplified ...". Fem linjer fra teksten - med disse tre ordene midt i bildet - kom opp i det øverste vinduet. I nederste vindu sto det:

    Check:   Features includes
    Problem: Verg agreement 
    Advice:  The plural noun features usually should not be used 
             with the singular form of the verb includes. 

Programmet hadde oppdaget en klar grammatisk feil. Jeg flyttet markøren til "s"-en i "Features" med piltastene og trykke DEL. Dermed var feilen rettet. Et trykk på F10-tasten og neste "feil" kom på skjermen.

Mesteparten av tiden kommer Grammatik med forslag, som du ikke ønsker å ta hensyn til. Slik er det i hvertfall med meg. Trykk F10 for å gå videre til neste kommentar. Til slutt lager Grammatik en sluttrapport om dokumentets lesbarhet.

Med Grammatik behøver du ikke å fullføre arbeidet med tekstprogrammet. Har du foretatt mange, store endringer, vil du imidlertid likevel ønske det. Tekstutsnittet på skjermen er for lite til at du kan se de fulle konsekvensene av dine endringer. Dessuten vil større rettelser ofte føre til uryddige høyremarger.

For mye av det gode?

Begge programmene har en lang rekke kontrollmuligheter. Kjører du dem uten å "slå av" noen av dem (=fabrikkinnstilling), får du full kontroll. Du får sannsynligvis langt mer enn du ønsker. Hold derfor blyanten klar og noter ned kontrollmomenter, som du senere ønsker å slå av. (Spesielt viktig med Grammatik, som ellers viser alt den finner på skjermen.)

RightWriter lar deg velge forskjellige regler ut fra hvilken form for skriving du holder på med. Du kan ha ett sett med regler for f.eks. forretningskorrespondanse, brukerveiledning, tilbud, prosa med hensynstagen til forskjellige kompetansenivåer.

Kun rådgivende myndighet

Programmene er kun hjelpemidler. De vil aldri foreta beslutninger. De kun anbefaler. Utgangspunkt er et sett med innebygde regler for god engelsk. Det fungerer bra så lenge dine "feil" befinner seg innen deres kunnskapsbaser.

Programmene forstår ikke ordenes mening, bruk av litterære vendinger eller "hvordan ting høres". Setninger som "The car shoots a bird through the left leg" blir derfor ikke fanget opp. Uforutsette feil blir heller ikke oppdaget.

Setningen "The dog jump over the ocean when I get home I will has a drink of beer the weather have being strange recently" ble plukket opp av Grammatik, som pekte på "has a drink" og "the weather have". Resonnementet var imidlertid feil: "The singular noun drink may be used incorrectly with the plural form of the verb have".

RightWriter fant ingenting galt i setningen. Programmet fant heller ikke "Features includes", som Grammatik fant ovenfor.

Når det er sagt, synes jeg de er flinke til å fange opp visse svakheter, som f.eks. passive setninger, manglende anførselstegn, og enkelte feilbøyninger av verb.

Programmene rapporterer alle forekomster av passive setninger, med mindre du har slått denne egenskapen av. Det betyr imidlertidig ikke at du ukritisk skal gjøre noe med det. Det er overforbruk av passive setninger, som krever handling. I motsatt fall blir teksten svært selv-sentrert, og kan skade en sak fremfor å støtte den.

Konklusjon

Programmene er for alle, som har for mye å skrive og for lite tid til rettskrivingskontroll. De er enkle å bruke, og kan kjøres både fra meny eller fra DOS kommandolinje.

For enkle saker, hvor verbs bøyningsform er i høysetet, velger jeg Grammatik. Programmet hjelper langt på vei, selv om det f.eks. får problemer ved oppsplittede infinitiver, misbrukt eieform, overflødige ord, ufullstendige setninger eller feilaktig ordbruk (som når jeg har skrevet "form" i stedet for "from".)

Ønsker jeg å kontrollere viktige dokumenter, bruker jeg begge. Først Grammatik og deretter RightWriter. De utfyller hverandre. (Jeg plages litt av at RightWriter krever så mye hukommelse.)

Grammatik greier ikke DOS filnavn. Står det LIST64A.ARC i teksten får jeg en melding om at det er feilaktig bruk av punktum. Her er RightWriter flinkere.

Begge programmene har innebygde stavekontrollmoduler for amerikansk rettskriving. Disse har jeg ikke testet. Jeg har brukt tekstprogrammet PC-WRITE med engelsk stavekontroll.

Det viktigste for meg har vært å få kontrollert

• Verbets bøyningsform i forhold til substantivet.
• Passive setninger
• For lange setninger
• Feilaktig eller unødvendig bruk av ord og vendinger
• Bruk av ordrike eller banale formuleringer
• Dobbelte ord (to ord blir av og til plassert ved siden av hverandre etter en omredigering.)

Grammatik III

Reference Software Inc., 330 Townsend, #131, San Fransisco, CA 94107, USA. Tlf.: +1-415-541-0222. Listepris US$99. Annonsert av postordrefirmaet Compuclassics (fax tlf. +1- 818-7054885, tlf. +1-818-705-1895) for US$55.00. Tar MasterCard og VISA. Programmet kan kjøpes via Computer Resources (tlf. 02-23 68 93) for kr. 720,- eks. mva. Krever: 290KB RAM og et kompatibel tekstprogram. Ikke kopibeskyttet.

RightWriter 3.0

RightSoft Inc., 4545 Samuel St., Sarasota, FL 34244, USA. Tlf. +1813-922-0233. Listepris US$95.00. Annonsert av Compuclassics for US$55.00. Krever: 384KB RAM. Ikke kopibeskyttet. Selges av Landsend AS (tlf. 03-830425). Kr. 2.100 eks. mva.